AppSheet開発Tips オートメーションで作成したドキュメントのスマートな保存先指定

本当にちょっとした小技で恐縮ですが、オートメーションでファイルを作成する際の保存先の指定方法について、個人的なベストプラクティスです。

ファイル出力先指定の改善前

初めのころは、オートメーションの「Create a new file」でファイルを作成する際は、「File Folder Path（ファイル格納先）」と「File Name Prefix（ファイル名）」に、べた書きしていました。

File Folder Path（ファイル格納先）

CONCATENATE(
"受注データ/",
YEAR([登録日]),
"年/",
MONTH([登録日]),
"月/PDF/",
[顧客ID].[顧客名],
"/"
)

File Name Prefix（ファイル名）

PDF &_& TEXT([登録日],"yyyymmdd") &_& [顧客ID].[顧客名] 

ただ、これがファイルを複数出力し始めると、オートメーションの「Create a new file」毎の複数個所で指定を行うため、

タイプミスなどでファイルが出力されなかったり、同じ格納先を指定したはずが異なるフォルダに出たりと、不具合を作り込む原因になっていました。

ファイル出力先指定の改善後のベストプラクティス

大した話ではなく、テーブルに「Virtual Column (virtual)」カラムを用意します。

そもそも、「出力先パス」も「ファイル名」も、データベースの値を元に文字列加工して作成することが多いので、いっそのこと変数に持たせてしまえば、１つの場所で管理できます。

ここまで用意できれば、オートメーションでの指定も１変数で記載できるためタイプミスも低減できます。