AppSheetでファイル作成後にファイル添付メール送信

今回はファイル作成のautomationでよく使うテンプレパターンを紹介したいと思います。

業務として、受注帳票を作成した後に、所定の宛先へ作成したファイルをメール送信する要件はよくあります。業務の流れは以下の通りです。

1. 帳票作成情報の入力
2. 内容の確認（送信前）
3. メール送信（と合わせて帳票作成の実行）
4. 作成ファイルを画面に表示

テーブル定義

今回は以下のテーブル定義をサンプルに、一連の流れを説明したいと思います。明細を含む帳票の作成を行う場合の標準的な構成になっています。

• 受注情報ヘッダ
• 受注情報明細

以下が、受注情報ヘッダと受注情報明細テーブルの項目などの情報です。

受注情報ヘッダ

親テーブルに該当します。「伝票番号」に紐づいて、明細（受注情報明細）と関連（「Related 受注情報明細s」）を持っています。他にも帳票作成者などの情報を持つ場合は多いと思いますが、今回は簡略化のため割愛しています。

このテーブルのポイントは、「メール送信」と「PDF」の２項目です。

「メール送信」のTYPEは「Number」型にしています。このあとの「action(アクション)」で説明しますが、この値をカウントアップ（＋１）させることで、帳票作成／メール送信の「automation(オートメーション)」を起動します。

「PDF」のTYPEは「File]です。ここに作成した帳票ファイルのパスを格納することで、画面からファイルを表示させることが出来るようになります。

#	NAME	TYPE	KEY?	LABEL?	FORMULA	SHOW?	EDITABLE?	REQUIRE?	INITIAL VALUE
1	伝票番号	Text				〇	〇	〇
2	登録日	Date				〇	〇	〇	TODAY()
3	メール送信	Number					〇
4	PDF	File					〇
5	Related 受注情報明細s	List			REF_ROWS(“受注情報明細”, “伝票番号”)	〇	〇
6	_ComputedKey	Text	〇				〇

受注情報明細

明細を保持するテーブルです。特にこちらで気を付けるべき項目はありません。強いて言うなら「伝票番号」のTYPEが「Ref」となって、受注情報ヘッダと紐づいていることです。

#	NAME	TYPE	KEY?	LABEL?	FORMULA	SHOW?	EDITABLE?	REQUIRE?	INITIAL VALUE
1	伝票番号	Ref				false	〇	〇
2	商品	Ref		〇		〇	〇	〇
3	数量	Number					〇
4	_ComputedKey	Text	〇				〇

アクション

今回用意するアクションは１つだけです。

メール送信（ファイルも作成）

受注情報を入力する画面上に「メール送信」アクションを配置します。このアクションを実行することで、

• 帳票作成
• メール送信

を実行する「automation(オートメーション)」を起動します。

「メール送信」アクションの設定は簡単です。先ほどのテーブル定義にあった「メール送信」（TypeはNumber型）に「+1」を行うだけです。この値の変更を検知して、後続の「automation(オートメーション)」を起動させます。

automation(オートメーション)

今回のポイントとなる「ファイル作成／メール送信」の「automation(オートメーション)」です。以下の４つで構成されています。

1. メール送信の検知
2. 受注PDF作成
3. PDFリンク更新
4. メール送信実行

メール送信の検知

まずは起動条件（When this EVENT occurs）です。

Event Typeは「Data Change」で、「受注情報ヘッダ」テーブルの「Updates」をトリガーにしています。

条件（Condition）は、「受注情報ヘッダ」テーブルの「メール送信」に変化があったら（実行前後で値が変わることがあったら）になります。

[_thisrow_before].[メール送信]<>[_thisrow].[メール送信]

受注PDF作成

メール送信のトリガーを検知したら、最初に帳票作成を実行します。

「Run a Task」の「Custom task」にある「Create a new file」を選択します。このタスクは帳票作成で利用するタスクになります。

今回は「受注情報ヘッダ」テーブルをもとに「PDF」を作成します。この際、Templateに帳票用のテンプレートを設定します。

また、「File Folder Path」「File Name Prefix」には、ファイルの格納フォルダとファイル名を設定ます。

「File Folder Path」

CONCATENATE(
"受注データ/",
YEAR([登録日]),
"年/",
MONTH([登録日]),
"月/PDF/"
)

「File Name Prefix」

受注PDF &_& TEXT([登録日],"yyyymmdd") &_& [メール送信]

PDFリンク更新

作成したファイルを画面参照できるよう、「受注情報ヘッダ」テーブルの「PDF」（TYPEは「File]）を更新します。ここに作成した帳票ファイルのパスを格納することで、画面からファイルを表示させることが出来るようになります。

タスクは「Run a data action」とし、「Set row values」を選択します。「PDF」カラムの設定値は、受注PDF作成で「File Folder Path」と「File Name Prefix」に設定した値を結合したパスとなります。またファイル名に付与される拡張子（今回は「.pdf」）も忘れずに追加します。

Set these column(s))

CONCATENATE(
"受注データ/",
YEAR([登録日]),
"年/",
MONTH([登録日]),
"月/PDF/",
受注PDF &_& TEXT([登録日],"yyyymmdd") &_& [メール送信].pdf
)

この「PDFリンク更新」を行うことで、画面上に「OPEN FILE(PDF)」アクションが表示され、画面からファイルを取得できるようになります。

「OPEN FILE(PDF)」アクションは、「File」タイプの項目を追加すると自動で生成されるアクションです。初期値から設定は変えていません。

「Behavior」の「Only if this condition is true」に以下が設定されているため、「PDF」にリンクが追加されると、アクションが表示されます。

NOT(ISBLANK([PDF]))

メール送信実行

メール送信は「Run a task」の「Send an email」で実施します。「Email Subject」と「Email Body」には、タイトルとメール本文を記載します。

（本筋から離れるため割愛しましたが、メールの宛先もテーブルで管理すると、送信時に動的に設定できます。）

また、メールに作成したPDFを添付するには「Other Attachments」にファイルパスを設定します。「受注情報ヘッダ」テーブルの「PDF」は、作成した帳票ファイルのパスを格納済みですので、以下の設定でファイルは添付されます。

実行結果確認

メール送信を実行すると、帳票が添付されたメールが送信されていることを確認できます。