活用事例 訪問サービスの訪問実績管理の効率化

背景

ご依頼を頂いた案件の特徴です。

• いわゆる訪問サービス業務
• メーカーや販売店からの依頼（訪問指示）を受けて、機器の訪問修理を行う「委託修理会社」である
• 作業員は、１日に複数個所を訪問しており、作業実績はGoogleスプレッドシートで行っている
• 月末の締めに、１か月分の作業実績報告として、作業明細と請求書発行を行う

J-HARBとは

課題

• 各作業員にGoogleスプレッドシートを入力してもらっているが、入力不備などがあり、その是正指示に管理者は時間を要している
• 手当（休日出勤など）、経費（交通費など）、控除（昼食代など）の入力漏れがおおく、入力指示によるフォローに管理者は時間を要している
• １回目の訪問では部品が足りないなど、再度訪問が必要となることがあり、その管理（再度訪問時は、請求金額が異なる）も煩雑である
• 月末締処理として１か月分の作業明細と請求書発行を行うが、金額不整合の精査に時間を要している
• 発注元指定の帳票フォーマットへの転記に時間がかかっている

解決に向けたアプローチ

必要な入力のチェックを最初から洗い出すことは難しかったため、「まずは利用を開始してみて、必要に応じてチェックを追加していく」という所からスタートしました。

進め方のアプローチ

そのため、１回で作りきるのではなく継続的にブラッシュアップを図っていく進め方を採用しました。

1. 【ヒアリング】最初のステップでは必要な機能を整理し、利用イメージを醸成
2. 【ブラッシュアップ】実際にアプリを利用して得られたフィードバックを元にブラッシュアップを実施
3. 【運用開始】実際の利用者に使ってもらい、得られたフィードバックを取り込んで運用をスタート

効果

・GoogleスプレッドシートからAppSheetのスマホアプリにの入力に変更し、入力時チェックを行うことで、入力不備が減少し、チェックと是正指示の時間が低減

・スマホアプリに連絡画面（TODO画面）を用意し、その中に是正指示や手当の入力忘れを通知することで、月末までに不正の是正漏れも低減

・再度訪問が必要な訪問指示は、赤太字（！マークを付与）して、視認性を強化することで、再度訪問の管理を強化するとともに、管理者のフォロー不可を軽減

・月末処理に必要な「帳票明細データ作成」「請求明細書(PDF)・支払明細書(PDF)の作成」を自動化し、「指定フォーマット」への転記を自動化し作業工数削減

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